ZZP’ers inhuren onder de Wet DBA: hoe richt je het wél goed in?

Begrijpelijke vragen. Maar ze leiden soms tot een verkeerde conclusie: dan maar helemaal geen zzp’ers meer.

Terwijl de betere vraag is: hoe richt je de samenwerking wél goed in?

Werken met zelfstandigen is nog steeds mogelijk als je het maar goed inricht. Wel wordt sinds 1 januari 2025 weer volledig gehandhaafd op schijnzelfstandigheid. Als achteraf blijkt dat feitelijk sprake was van een arbeidsovereenkomst, kan de Belastingdienst loonheffingen bij de opdrachtgever naheffen en verkregen belastingvoordelen van de zelfstandige terugvorderen. Vanaf 2026 kunnen onder voorwaarden ook weer vergrijpboetes worden opgelegd.

De oplossing zit daarom niet in een extra vinkje of nog een contract.

Het gaat om de manier waarop je de ondernemer, de opdracht én de samenwerking in de praktijk inricht.

Een goed contract alleen is niet genoeg

Een overeenkomst van opdracht blijft belangrijk. Belangrijker nog is dat hetgeen erin staat, overeenkomt met de situatie in de praktijk.

Dat blijkt ook uit de koers van de Belastingdienst. Sinds september 2024 worden geen nieuwe modelovereenkomsten meer beoordeeld. Bestaande modelovereenkomsten kunnen nog tot en met 31 december 2029 worden gebruikt, maar geven alleen zekerheid als partijen ook daadwerkelijk werken zoals daarin is afgesproken.

Oftewel: op papier zelfstandige zijn is niet hetzelfde als in de praktijk zelfstandig werken.

Hoe richt je het dan wél goed in?

Een KvK-inschrijving en btw-nummer kwalificeren iemand nog niet automatisch tot ondernemer voor de arbeidsrelatie.

Bij de beoordeling wordt naar meerdere feiten en omstandigheden gekeken. De Belastingdienst gebruikt daarvoor het beoordelingskader dat voortkomt uit de rechtspraak, waaronder het Deliveroo-arrest. Ondernemerschap is daar één onderdeel van het totale beeld.

Kijk daarom bijvoorbeeld naar vragen als:

• bepaalt de zelfstandige zelf welke opdrachten hij aanneemt?
• onderhandelt hij/zij over zijn eigen tarief?
• loopt hij/zij ondernemersrisico?
• investeert hij/zij in zijn onderneming?
• werkt of zoekt hij/zij ook voor andere opdrachtgevers?
• presenteert hij/zij zich naar buiten toe als ondernemer?

Geen van deze punten is op zichzelf beslissend. Juist het totaalbeeld telt.

Daarom kijken wij bij LEV bij de start verder dan alleen documenten. Ook de manier waarop iemand zijn onderneming voert, opdrachten verkrijgt, financiële zaken organiseert en zich als ondernemer gedraagt, toetsen we in de LEV-ondernemerstoets en wordt meegenomen in de beoordeling.

Niet iedere opdracht is geschikt voor een zelfstandige.

Kijk daarom eerst naar het werk dat moet worden uitgevoerd. Is er sprake van een duidelijke opdracht, verantwoordelijkheid of resultaat? Heeft de zelfstandige ruimte om te bepalen hoe het werk wordt uitgevoerd? En kan iemand deze werkzaamheden daadwerkelijk als ondernemer uitvoeren? Zonder dat de zelfstandige de werkzaamheden onder het gezag van de opdrachtgever uitvoert.

Dat is iets anders dan een bestaande functieomschrijving veranderen in een ‘zzp-opdracht’.

Wanneer iemand iedere week volgens hetzelfde rooster meedraait, op dezelfde manier wordt aangestuurd als werknemers en nauwelijks eigen vrijheid heeft, verandert het karakter van die samenwerking niet omdat erboven overeenkomst van opdracht staat.

Ook de Rijksoverheid wijst erop dat een opdracht anders kan worden ingericht om zelfstandig werken mogelijk te maken. Denk aan zelf bepalen hoe en wanneer werkzaamheden worden uitgevoerd, zelf investeren en ruimte houden voor andere opdrachten. Tegelijkertijd erkent de overheid dat niet iedere opdracht geschikt is voor zzp. Wat is de reden dat je de expertise van een zelfstandige inhuurt?

De eerste toets is dus niet: hebben we een zzp’er?
Maar: hebben we een zelfstandige opdracht?

Zijn de ondernemer en de opdracht passend? Dan leg je de samenwerking goed vast.

Beschrijf concreet welke opdracht wordt uitgevoerd, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke vrijheid de zelfstandige heeft.

Voorkom vooral papieren afspraken die in de praktijk onmogelijk zijn. Het moet een reflectie zijn van de werkelijkheid.

Je kunt bijvoorbeeld vastleggen dat een zelfstandige zelf bepaalt hoe hij het werk uitvoert. Maar wanneer de uitvoerder vervolgens iedere ochtend precies voorschrijft hoe iedere handeling moet gebeuren, klopt dat niet met hoe het in de praktijk is ingeregeld.

Goede contracten zijn dus belangrijk.
Maar ze moeten de praktijk beschrijven, niet corrigeren.

Hier gaat het in organisaties vaak mis.

HR, directie of inkoop heeft alles netjes voorbereid, maar de operationeel leidinggevende behandelt de zelfstandige vervolgens precies hetzelfde als een werknemer.

Denk aan:

• verlof moeten aanvragen;
• deelnemen aan beoordelingsgesprekken;
• zonder noodzaak volledig worden ingepland;
• dagelijkse inhoudelijke aansturing;
• automatisch onderdeel worden van reguliere HR-processen.

Dat betekent overigens niet dat er helemaal geen afspraken meer mogen worden gemaakt.

Op een bouwplaats gelden bijvoorbeeld gewoon veiligheidsvoorschriften. Werkzaamheden moeten op elkaar worden afgestemd en soms bepalen openingstijden of projectomstandigheden wanneer werkzaamheden mogelijk zijn.

Projectafstemming is iets anders dan werkgeversgezag.
Het draait steeds om de daadwerkelijke ruimte die iemand heeft om als zelfstandige te werken.

Misschien is dit wel het meest vergeten onderdeel.

Een samenwerking die op dag één goed is ingericht, hoeft dat zes maanden later niet meer te zijn.

De Belastingdienst adviseert opdrachtgevers daarom expliciet om regelmatig opnieuw te controleren of nog steeds geen sprake is van loondienst. De manier waarop partijen samenwerken kan gedurende de opdracht veranderen.

Een zelfstandige kan langzaam steeds verder in de organisatie worden opgenomen. Een project kan langer duren dan oorspronkelijk gedacht. Of een opdrachtgever kan steeds meer invloed krijgen op de dagelijkse uitvoering.

Daarom hoort bij goed georganiseerde zzp-inzet ook een controlemoment tijdens de opdracht.

Werken we nog zoals we hebben afgesproken? En zo niet: wat moeten we aanpassen?

Dat is precies waarom wij bij LEV deze drie onderdelen niet los van elkaar bekijken: de ondernemer, de opdracht en de praktijk.

Want een goede ondernemer kan op een verkeerde opdracht terechtkomen. Een goede opdracht kan verkeerd worden uitgevoerd. En een perfect dossier helpt weinig wanneer de praktijk inmiddels totaal anders is.

Van ‘mag dit?’ naar ‘hebben we het goed georganiseerd?’

Daar zit wat ons betreft de belangrijkste verandering.

Niet iedere samenwerking met een zelfstandige is automatisch een risico. En niet iedere opdracht kan zonder meer door een zzp’er worden uitgevoerd.

Je moet het kunnen onderbouwen.

Zeg nou zelf: als je een zelfstandige inhuurt om het toilet te ontstoppen, dan laat je die toch ook niet opeens je huis schoonmaken? Dus blijf logisch nadenken!

Dat betekent:

• de juiste ondernemer;
• op een passende opdracht;
• met duidelijke afspraken;
• én controle op hoe er daadwerkelijk wordt samengewerkt.

Dat vraagt meer dan een contract bij de start.

Maar het betekent óók dat stoppen met zelfstandigen niet de enige oplossing is.

Ondernemerschap kan nog steeds. Je moet het alleen goed organiseren.

Wil je weten hoe de huidige zzp-inzet ervoor staat binnen uw organisatie?

Met de LEV-Quickscan brengen we de belangrijkste aandachtspunten rondom de opdracht, aansturing, positie binnen de organisatie, ondernemersrisico en praktijk in kaart.

Start de LEV-Quickscan →